Alinhar Portfólio e Estratégia
Devemos gerenciar o portfólio de projetos com base em resultados estratégicos reais, na criação de valor para a organização. Existem N técnicas para as instituições definirem o seu planejamento estratégico, seja usando SWOT, BSC, Matriz BCG ou OKR (Objectives and Key Results – Objetivos e Resultados Chave).
Esse planejamento deve ser divulgado na organização. Como consultor, e implantando Escritórios de Gestão Integrada, em muitos clientes até vejo em um formulário de Pré-Projeto um pedido para informar qual é objetivo estratégico (OE) o Projeto está associado. E quase sempre, os clientes, me perguntam quais são os OE, e onde estão as descrições do que é cada objetivo.
Deve ser monitorado constantemente, atualizado, e reuniões devem acontecer periodicamente, sugiro trimestralmente, para medir o desempenho, os objetivos e indicadores de resultado.
Sei que essas reuniões são difíceis em diversos sentidos (reunir os diretores; deliberar sobre diversos temas). Por isso é fundamental ter uma visão macro e atacar, focar nos indicadores mais críticos (os em vermelho em primeiro lugar), sobrando tempo, os de atenção (amarelos) e sobrando tempo, os demais (verdes e azuis, metas atingidas e superadas). Lembrando do risco que existem nos objetivos e indicadores desatualizados, os brancos, que são uma total incerteza na sua organização.
Deve ser criada uma matriz de suficiência entre OE e Projetos:
- Objetivos Estratégico
- Devemos Desenvolver KPIs ligados aos resultados estratégicos, neste caso novamente sugiro a utilização dos OKRs.
- Projetos que realizam os OE
- Mudou o cenário; mudou a visão; mudou os objetivos;
- Será que ainda devemos continuar com a execução de Projeto que não traz mais benefício/valor para a organização?
- Revise o Business Case do Projeto;
- Talvez encerrar os projetos que não estão levando a melhorias estratégicas.
- Indicadores que monitoram o desempenho (tangíveis e intangíveis)
- Devemos definir indicadores Drivers (esforço ou direcionador) e os indicadores Outcome (resultado).
- Os tangíveis são fáceis de medir. Vem com números, quantidades, financeiro.
- Os intangíveis também devem ser medidos. Podemos obtê-los através, por exemplo, uma pesquisa de satisfação, marketshare, atração e retenção de talentos na organização (extremamente importante e muito ignorado).
Menos da metade das empresas identificam os benefícios esperados com o projeto. Sugerimos um conjunto de 2 ou 3 indicadores com atualizações regulares de 2 a 4 semanas.
Deve-se evoluir os KPIs existentes como cronograma, custo e escopo para satisfação do cliente, tempo de entrada no mercado, melhoria no desempenho financeiro.
Quando é utilizado uma matriz de suficiência de Indicadores e Projetos para alavancar e sustentar a organização, algumas perguntas devem ser realizadas, entre elas:
- Existem OE sem Projetos?
- Como irei atingir um OE sem um projeto, sem um plano de ação?
- Como irei realizar algo para perceber os benefícios?
- Os projetos associados aos OE são suficientes para realizar os benefícios?
- Consigo atingir o benefício esperado, apenas com um projeto?
- Será que preciso empreender um Programa?
Ou conjunto de planos de ação são suficientes?
- Os KPIs são suficientes para monitorar?
- Consigo saber se estou indo bem ou mal?
- Será que esses indicadores são do estilo melancia? (Verdes por fora e vermelhos por dentro!)
- Existem KPIs para monitorar benefícios intangíveis?
Essas informações devem ser de fácil acesso e interpretação.